DISEÑO, CAPACITACIÓN (COACHING) E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN ESTRATÉGICA (SIGE) BASADA EN EL BALANCED SCORECARD PARA LA AUTORIDAD PORTUARIA NACIONAL (APN) DEL PERÚ – SIGE APN PERÚ

Balanced Scorecard

La Autoridad Portuaria Nacional (APN) tras liderar el proceso de Actualización del Plan Nacional de Desarrollo Portuario (PNDP), aprobado por Decreto Supremo en Agosto de 2012, que contó en el proceso con la participación del clúster portuario peruano. En tal escenario la APN valoró la oportunidad de acometer la actualización de su Plan Estratégico Institucional (PEI) con el objetivo de consolidar un Sistema Integral de Gestión Estratégica (SIGE) apoyado en el Balanced Scorecard, instrumento que facilita la traducción de la estrategia en acciones desde un planteamiento integrado e integral.

Fue precisamente la necesidad de disponer del compromiso de todos los componentes de la organización lo que aconsejó y propició el establecimiento simultáneo de un programa de formación y capacitación en el puesto de trabajo (coaching) para facilitar que el proyecto pudiera conseguir sus objetivos.

El esquema metodológico seguido en el proceso de desarrollo del SIGE se presenta en la siguiente figura:

Balanced Scorecard

La formulación del nuevo PEI alineado con el PNDP se acometió bajo un esquema formal participativo de planificación y gestión estratégica, en 5 etapas:

Balanced Scorecard

Las etapas desplegadas contemplaron:

  1. La actualización de los fundamentos estratégicos (Visión, Misión, Valores y Propuesta de valor).
  2. El análisis interno, para la identificación de las fortalezas y debilidades.
  3. El análisis externo, para la identificación de oportunidades y amenazas.
  4. La definición de estrategias y priorización.
    • La elaboración y análisis de la Matriz FODA.
    • La identificación de las líneas estratégicas.
    • La determinación de objetivos e iniciativas estratégicas.
  1. La elaboración y formulación del Plan Estratégico acompañado de los elementos de gestión de la metodología del Balanced Scorecard.

Los fundamentos estratégicos se alcanzaron tras diversos talleres de trabajo en el seno de la APN. Es importante mencionar que la clarificación de la Propuesta de Valor es un aporte de la metodología del Balanced Scorecard, en el sentido de explicitar cuáles son los atributos de valor por los que una organización desea ser reconocida ante sus clientes, beneficiarios o stakeholders. Bajo este enfoque, la “propuesta de valor” se constituye en el corazón de la estrategia e impulsa que los objetivos definidos “aseguren” la entrega de cada uno de los atributos de valor que se definan.

El análisis interno constituye un estudio que permite identificar las principales debilidades y fortalezas internas de la institución. Este análisis incluyó el mapeo de los principales procesos que describen la cadena de valor de la APN y los intangibles que hacen posible que dichos procesos operen adecuadamente. Estos intangibles están relacionados con el capital humano, con el capital organizacional y con el capital de información; y, son en sí mismos elementos intrínsecos al desarrollo de los procesos. Es importante mencionar que durante el análisis de los intangibles mencionados se incorporaron los principales hallazgos del proceso de coaching-mentoring que se venía realizando de manera paralela al proceso de actualización del PEI.

El análisis externo constituye un estudio que permite identificar las oportunidades y amenazas a las que se enfrenta la APN y que deben ser consideradas para cualquier planteamiento estratégico. A fin de seguir un proceso ordenado de identificación de elementos externos se utilizó la guía PETSAL, es decir, se realizaron reflexiones y análisis sobre los factores Políticos, Económicos, Tecnológicos, Sociales, Ambientales y Legales que tienen un impacto en la operación y decisiones de la APN.

El proceso de identificación y priorización de estrategias pasó por la construcción de la matriz DAFO (Debilidades-Amenazas-Fortalezas-Oportunidades), que se constituye como un elemento clave en el proceso de actualización de la estrategia, siendo producto del análisis interno y externo de la institución.

La anterior matriz, así como la visualización del Marco Estratégico (Plan Nacional de Desarrollo Portuario –PNDP-), junto con consideración de buenas prácticas de gestión portuaria permitieron identificar las grandes líneas, los objetivos y las iniciativas (proyectos) estratégicos.

Finalmente, con el objetivo de asegurar la implementación exitosa del PEI se definieron dos elementos de gestión de la metodología del Balanced Scorecard: el Mapa Estratégico Institucional que plasma la Propuesta de Valor, las líneas y los objetivos estratégicos; y, la Tabla Balanceada, que incorpora los indicadores, las metas y las iniciativas estratégicas.

Paralelamente, a lo largo del Proyecto SIGE se desarrolló el correspondiente software para el seguimiento de las iniciativas, indicadores y metas. Asimismo, en la última parte del proyecto se ejecutó un programa de capacitación específica presencial de dos grupos de directivos de la APN en el Puerto de Valencia.

En resumen, se alcanzaron los siguientes resultados:

  • Revisión de los diversos planes vinculados al Plan Nacional de Desarrollo Portuario (PNDP), Plan Estratégico Institucional (PEI), Plan Operativo Institucional (POI) con el fin de tener un seguimiento integral sobre la conceptualización del Sistema Portuario Nacional.
  • Identificación de variables claras de éxito para el diseño del nuevo Plan Estratégico con fundamentos de Balanced Scorecard orientado a crear valor a la institución.
  • Análisis y diseño de un sistema integrado de soporte para la coordinación de los aspectos de gestión estratégica en la APN.
  • Diseño de un sistema integrado orientado al planeamiento y gestión estratégica, que facilita la comunicación y proporciona mejor información corporativa a todos los niveles de la APN, como requisito necesario para conseguir del proyecto las máximas utilidades.
  • Diseño de un sistema para medir y gestionar integralmente los factores claves de resultados y los indicadores de gestión considerando los procesos establecidos en la APN.
  • Diseño y establecimiento de una metodología que permite gestionar los objetivos y las iniciativas estratégicas de las unidades orgánicas de la APN.
  • Desarrollo del Modelo de Gestión de la APN, en el contenido del planeamiento estratégico de la entidad, con el soporte de herramientas tecnológicas que permiten su automatización y despliegue.
  • Fortalecimiento al personal directivo y técnico de la APN a través de un programa de coaching-mentoring portuario y de capacitación específica en el Puerto de Valencia.

La metodología y el proceso desplegados fueron presentados en la XIII Reunión el Comité Ejecutivo de la Comisión Interamericana de Puertos (CIP) de la Organización de Estados Americanos (OEA) celebrada el 14 de marzo de 2012 en Lima.

VIDEO DEL PROYECTO

PUBLICACIÓN

CLIENTE / ENTIDAD FINANCIADORA: Autoridad Portuaria Nacional del Perú

FECHA: Enero 2011 - Noviembre 2011

LOCALIZACIÓN: Perú

WEB: https://www.apn.gob.pe/site/

CONTACTO: Arturo Monfort Mulinas
Director de I+D+i y Desarrollo Portuario
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